📌 Cet article répond à ces questions :
Comment envoyer automatiquement un e-mail à mes clients avant leur activité ?
Comment choisir combien de jours avant l'activité et à quelle heure l'e-mail est envoyé ?
Comment envoyer des informations différentes selon la prestation réservée ?
Quelles informations pratiques inclure dans mon e-mail pré-activité ?
Comment vérifier que mes clients ont bien reçu mon message ?
Pourquoi c'est important ?
Le mail pré-activité est un outil puissant pour :
Rassurer vos clients : Confirmez les informations clés (adresse, consignes) pour lever toute appréhension.
Préparer l'accueil : Anticipez les besoins (heure d'arrivée, demandes spécifiques).
Booster vos revenus : C'est le moment idéal pour proposer vos options et services additionnels.
Gagner du temps : Automatisez les réponses aux questions récurrentes.
Suivez le pas-à-pas
Step 1 : Accéder aux messages automatiques
Pour commencer la configuration de vos envois automatisés :
Dans le menu principal à gauche de votre écran, rendez-vous dans la rubrique Marketing.
Cliquez sur l'onglet Messages personnalisés.
Cliquez sur le bouton Créer un message automatique situé en haut à droite de votre écran.
Step 2 : Créez votre modèle de message pré-activité
Sélectionnez le type de message Pré-activité.
Saisissez un Nom pour votre modèle afin de l'identifier rapidement dans l'interface de votre activité.
Cliquez sur le bouton Créer.
Step 3 : Planifiez le moment d’envoi
Configurez le déclenchement de votre message automatique pour informer vos clients avant leur expérience :
Sélectionnez le nombre de jours précédant l'activité (par exemple : 3 jours avant).
Définissez l'heure précise de l'envoi.
Ces paramètres vous permettent de transmettre les informations nécessaires au moment idéal pour faciliter l'accueil dans votre activité.
Step 4 : Configurer les paramètres de l'e-mail
Définissez les informations d'identification de votre message pour vos clients :
Objet de l'e-mail : Saisissez l'intitulé de votre message tel qu'il apparaîtra dans la boîte de réception.
Nom de l'expéditeur : Renseignez le nom qui identifie l'auteur de l'envoi.
💡 Astuce : Utilisez le nom de votre établissement comme expéditeur pour être immédiatement identifié par vos clients.
Step 5 : Personnalisez la dénomination de vos clients
Choisissez la manière dont vos clients sont interpellés dans les e-mails automatiques envoyés par elloha.
Prénom : pour privilégier la proximité.
Prénom et Nom : pour un ton plus formel et professionnel.
Aucune dénomination : pour une communication neutre.
💡 Astuce : Adaptez ce réglage selon le positionnement de votre activité afin d'harmoniser vos échanges dès le premier contact.
Step 6 : Sélectionnez les prestations concernées
Déterminez à quelles prestations s'applique l'envoi de ce message :
Sélectionnez une ou plusieurs offres pour lesquelles l'envoi est pertinent.
Adaptez vos informations en fonction du type d'activité réservé par vos clients.
💡 Astuce : En ciblant des prestations spécifiques, vous transmettez des informations précises (consignes d'accès, équipements particuliers) adaptées à chaque activité.
Step 7 : Rédigez et personnalisez votre message
Configurez le contenu de votre e-mail et définissez ses paramètres de gestion.
Saisissez votre texte dans le champ de rédaction dédié.
Utilisez les options de mise en forme pour structurer et organiser votre message.
Renseignez l'adresse e-mail destinée à recevoir les réponses de vos clients.
Attribuez un nom à votre modèle pour l'identifier facilement dans vos réglages.
Anticipez les besoins de vos clients en incluant des informations pratiques telles que les modalités d'accès, les consignes ou les horaires d'arrivée à votre activité.
Step 8 : Prévisualiser votre e-mail
Utilisez l'aperçu affiché à l'écran pour contrôler le rendu final de votre message avant son envoi.
Cet aperçu vous permet de vérifier :
L'objet du message.
Le contenu et la mise en forme du texte.
Vos informations de contact.
💡 Astuce : Relisez attentivement ces éléments pour vous assurer de leur clarté avant de passer à la publication.
Step 9 : Enregistrez votre modèle
Une fois votre saisie terminée, validez vos modifications pour rendre le message opérationnel :
Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Votre modèle est sauvegardé et immédiatement prêt à être utilisé pour vos clients.
Vous pouvez revenir sur ce modèle à tout moment pour modifier son contenu selon vos besoins.
Step 10 : Suivre l'historique de vos messages envoyés
Consultez l'onglet Messages envoyés pour accéder au récapitulatif complet de vos échanges avec vos clients.
Cet espace vous permet de visualiser :
La date d'envoi de chaque e-mail.
Le numéro de dossier associé à la communication.
Le statut de l'envoi (pour confirmer la bonne transmission).
Utilisez cet historique pour garder une trace fiable de vos échanges et vérifier à tout moment que vos clients ont bien reçu leurs informations de séjour.
Allez plus loin dans l'expérience client
Votre relation client ne s'arrête pas à la réservation. Vous pouvez créer d'autres messages automatiques pour ponctuer le parcours de vos voyageurs :
Avant l'activité : Pour envoyer les consignes ou le lieu.
Après l'activité: Pour solliciter un avis ou offrir un code de fidélité.
En cas d'erreur de paiement : Pour aider le client à finaliser sa réservation sans stress.
💡 Astuce : Vous accueillez des clients du monde entier ? Utilisez la fonctionnalité de traduction pour que votre message soit lu dans la langue de vos clients.
À retenir
L'envoi automatisé vous libère des tâches répétitives tout en soignant votre relation client.
Un mail pré-séjour bien structuré réduit les imprévus le jour de l'arrivée.
Vous pouvez décliner cette méthode pour remercier vos clients après leur départ et solliciter un avis positif.