📌 Cet article répond à ces questions :
Comment enregistrer une réservation reçue par téléphone, par e-mail ou sur place ?
Comment ajouter plusieurs formules, des cartes cadeaux ou des produits Boutique à une même réservation ?
Comment envoyer un lien de paiement à mon client après la saisie ?
Pourquoi ma réservation apparaît-elle « en cours » et ne bloque-t-elle pas mes disponibilités ?
Pourquoi c'est important ?
En tant que professionnel du tourisme, la réactivité est votre meilleur atout. En saisissant immédiatement vos ventes directes :
Vous évitez les commissions des OTA.
Vous êtes réactif et efficace face aux demandes de vos clients (recherche de disponibilité, confirmation ...).
Vous acceptez des réservations partout avec l'application mobile elloha.
Suivez le pas-à-pas
Step 1 : Créez une nouvelle réservation
Pour enregistrer manuellement une réservation dans votre planning :
Cliquez sur le bouton Nouvelle vente, situé en haut à droite de votre écran.
Vous accédez alors à l'interface de création de réservation.
Cette étape est le point de départ de toutes vos réservations manuelles. Elle vous permet de recréer simplement une réservation faite par téléphone, par email ou sur place.
Step 2 : Renseignez les informations de la réservation
Saisissez les paramètres de la réservation pour afficher les offres correspondantes :
Sélectionnez les dates de la prestation souhaitées.
Step 3 : Sélectionnez le séjour et personnalisez la réservation
Cette étape vous permet de définir les modalités de la réservation et d'ajouter des prestations complémentaires à votre panier.
Choisir la formule et le tarif
Parcourez la liste des activités disponibles pour les dates choisies.
Cliquez sur Afficher les ressources pour consulter les offres disponibles (prix standard, offres spéciales, promotions).
Sélectionnez la quantité que vous souhaitez.
Cliquez sur Ajouter pour intégrer la prestation souhaitée à la réservation.
💡 Astuce : Vous pouvez répéter cette opération pour ajouter plusieurs formules à une même réservation.
Modifier ou ajuster la sélection
Une fois la formule ajoutée au panier, vous disposez d'outils de personnalisation :
Cliquez sur le bouton Actions pour modifier manuellement le prix ou supprimer la ligne.
Ajouter des produits complémentaires et des paiements spécifiques
Vous pouvez enrichir le séjour :
Vous pouvez ajouter des cartes et chèques cadeaux au panier si votre client souhaite en offrir.
Vous pouvez ajouter des produits Boutiques également.
❗️Important : Prenez soin de vérifier l'exactitude du contenu de votre panier avant de valider le passage à l'étape suivante.
Step 4 : Saisissez les informations client
Avant de procéder au paiement, cliquez sur le bouton Saisir le client, situé en bas à droite de votre écran.
Vous pouvez ensuite renseigner les coordonnées de votre client dans l’onglet dédié :
Nom et prénom
Adresse e-mail (obligatoire)
Coordonnées téléphoniques
Adresse postale
💡 Astuce : Renseigner ces informations est indispensable pour assurer le suivi de la réservation et faciliter les échanges avec vos clients.
Step 5 : Accédez au paiement de la réservation
Une fois votre réservation créée, cliquez sur l’onglet Paiement pour accéder au récapitulatif.
Vous visualisez ici le montant total, les paiements déjà encaissés et le reste à payer.
Cette vue vous permet de suivre immédiatement la situation financière de la réservation avant d’effectuer une action.
📌 Bon à savoir : Le montant restant dû est mis à jour automatiquement après chaque paiement. Vous pouvez ainsi suivre en temps réel ce que votre client a réglé ou non.
Selon votre configuration, vous pouvez ensuite envoyer un lien de paiement sécurisé à votre client si une solution comme Stripe est activée.
💡 Astuce : Envoyer un lien de paiement immédiatement après la création de la réservation permet de sécuriser plus rapidement votre vente et de limiter les oublis côté client.
Vous pouvez également cliquer sur Je déroge à mes conditions de paiement. Une fenêtre s’ouvre alors pour vous permettre de confirmer votre choix et d’adapter le traitement de la réservation.
La dérogation vous permet de confirmer une réservation sans avoir reçu le paiement prévu dans vos conditions tarifaires. Vous êtes donc maintenant responsable du suivi des paiements de ce dossier.
⚠️ Attention : Si vous quittez cette page sans finaliser cette étape, la réservation sera enregistrée dans vos dossiers “en cours”. Elle est bien sauvegardée, mais ne bloque pas vos disponibilités.
Pour bloquer votre planning, il est nécessaire :
soit que le paiement soit effectué (via le lien envoyé),
soit que vous validiez la réservation en dérogeant à vos conditions de paiement.
À retenir
Une réservation n'est confirmée dans votre planning qu'après paiement ou dérogation ; sinon elle reste « en cours ».
Vous pouvez compléter une réservation à tout moment : paiements, formules ou produits supplémentaires.
L'adresse e-mail du client est obligatoire pour valider la saisie.